Artigo-04-Relato_do_desenvolvimento_da_política_para_documentar_a_produção_de

RESUMO: A pesquisa realizada pelo grupo de bibliotecários da Biblioteca Central Irmão José Otão da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUCRS) relata como foi desenvolvida a política da produção de vídeos. Mostra atividade realizada para divulgar recursos e serviços da Biblioteca intermediada pela infocomunicação para seus usuários. Por intermédio de um referencial teórico são apresentadas questões sobre a política em bibliotecas, a produção de vídeos e a infocomunicação que estão atrelados à experiência documentada pelo Grupo de Trabalho de Vídeos (GT Vídeos). Dessa forma, compartilha-se nesse artigo a prática exercida pela equipe de bibliotecários para que sirva de estímulo e auxilie no fazer biblioteconômico, demonstrando a importância da mediação bibliotecária e que a informação documentada são cada vez mais fundamentais em uma era digitalizada.

PALAVRAS-CHAVE: Política em Bibliotecas. Produção de vídeos. Infocomunicação. Bibliotecas universitárias.

ABSTRACT: The research conducted by the group of librarians at the Irmão José Otão Central Library of the Pontifical Catholic University of Rio Grande do Sul (PUCRS) reports on how the video production policy was developed. It shows the activities carried out to promote the library’s resources and services to its users through information communication. Using a theoretical framework, it presents issues related to library policy, video production, and information communication that are linked to the experience documented by the Video Working Group (GT Vídeos). Thus, this article shares the practice exercised by the team of librarians to serve as a stimulus and aid in library work, demonstrating the importance of library mediation and that documented information is increasingly fundamental in a digitized era.

Keywords:: Library Policy. Video Production. Infocommunication. University Libraries.

1 INTRODUÇÃO

O desenvolvimento de políticas é fundamental para garantir o funcionamento efetivo das bibliotecas, especialmente no que diz respeito aos processos de aquisição, indexação e desenvolvimento de acervo. Essas políticas estabelecem diretrizes claras para as atividades técnicas e administrativas, assegurando a eficiência e a coerência nas operações diárias. Nesse cenário, a infocomunicação desempenha um papel crucial ao integrar informação e comunicação, facilitando a criação e implementação dessas políticas. Reconhecendo assim, a interdependência entre sistemas de informação e processos comunicativos, fornecendo um arcabouço teórico para investigar sua inter-relação.

Em vista das transformações no modo como as bibliotecas universitárias disponibilizam seus produtos e serviços, destaca-se o uso de ferramentas tecnológicas, especialmente os vídeos tutoriais, como uma estratégia promissora para atrair e envolver usuários. Para garantir a eficácia e a consistência de vídeos faz-se necessário o desenvolvimento de políticas específicas. Políticas bem definidas permitem que as bibliotecas comuniquem de forma clara e acessível suas diretrizes e procedimentos, adaptando-se às demandas da sociedade contemporânea altamente digitalizada.

Este artigo tem como objetivo mostrar a experiência do Grupo de Trabalho de Vídeos (GT Vídeos) da Biblioteca Central da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUCRS), analisando o desenvolvimento da política e as atividades na produção de vídeos, com base em referencial teórico sobre política, infocomunicação, descrevendo brevemente o histórico sobre os procedimentos nas produções de mídias da Biblioteca.

Composto por bibliotecários dos diferentes setores, o grupo agrega uma ampla gama de conhecimentos, facilitando o processo de criação e implementação da política relacionada à produção de vídeos, ressaltando, dessa forma, a importância de documentar processos de um serviço específico.

2 A IMPORTÂNCIA DA POLÍTICA PARA DOCUMENTAÇÃO

O desenvolvimento de políticas torna-se fundamental para o trabalho em bibliotecas. Cunha e Cavalcanti (2008) formularam dezessete conceitos de políticas no “Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia”, dentre elas, destacam-se a política de aquisição, indexação e desenvolvimento de acervo. Todas estão organizadas sob o verbete amplo “política bibliotecária”. Os autores atrelam conceitos biblioteconômicos e administrativos relacionados à prática de documentar, planejar, normalizar, regularizar, padronizar, entre outros, determinando atividades, demandas, regras e ações técnicas pertinentes à biblioteca.

Observa-se a relevância da elaboração de políticas concernentes ao trabalho do bibliotecário, tanto como ferramenta técnica quanto administrativa. A criação de uma política refere-se a uma tarefa complexa, demanda estudo, compreensão do universo da biblioteca, domínio técnico, conhecimento sobre os usuários, público-alvo e equipe interna.

A prática de documentação da política bibliotecária deve ocorrer para manter a padronização de decisões e coerência na dinâmica das atividades. Atuando como um instrumento de consulta, norteando a realização do trabalho. Em momentos de atuação em equipe, aumenta a necessidade de construir uma política em virtude de maior diversidade e entendimentos sobre demandas e circunstâncias.

Constata-se nas pesquisas realizadas, a relação do registro da política e o conceito de gestão do conhecimento em bibliotecas. Segundo Takeuchi e Nonaka (2008), na medida em que relacionam a dinâmica organizacional e os colaboradores que a compõem, existem dois tipos de conhecimento: tácito e explícito. Conhecimento tácito é particular, fruto da experiência e interiorização do indivíduo, tende a ser difícil de ser expresso de forma simples. Conhecimento explícito é transmissível de forma sistemática e em linguagem formal.

A relação entre ambas as temáticas ocorre na medida em que a política específica é a materialização do conhecimento tácito em explícito no enquadramento organizacional da Biblioteca. Dinâmica de troca de conhecimento que propicia às organizações e aos sujeitos um ininterrupto ciclo de criação de novos conhecimentos, viabilizando inovações, competitividade e processos mais dinâmicos (Dias; Aguiar Filho, 2020).

Como documento que determina atividades e padroniza ações técnicas, a política de produção de vídeos deve fornecer elementos próprios à linguagem audiovisual, tais como orientações técnicas sobre câmera, luz, som e edição de vídeo (Carvalho; Santos, 2011). Assim como documentar critérios e decisões da equipe, na medida em que normaliza o conjunto de ações que envolvem o ciclo desde a criação até a publicação do vídeo. Ainda, deve disponibilizar informações sobre a dinâmica de atividade, detalhar ações, esclarecer sobre os critérios, indicar responsabilidades dentro da biblioteca e dentro da instituição a que pertence, incluir informações específicas sobre os equipamentos e softwares utilizados. Enfim, orientar sobre procedimentos e padrões culturais e administrativos que envolvem a ordem de criação de vídeos pela equipe de bibliotecários.

3 A PRODUÇÃO DE VÍDEOS ABORDANDO INFOCOMUNICAÇÃO

A infocomunicação, ao integrar informação e comunicação, torna-se fundamental para Bibliotecas Universitárias promoverem seus serviços de modo eficaz. Diante de um mundo cada vez mais digitalizado, a infocomunicação emerge como uma abordagem analítica importante. Essa perspectiva reconhece a interação entre informação e comunicação como essencial para compreender e lidar com as dinâmicas da sociedade contemporânea, que é caracterizada pela profunda integração das tecnologias da informação e comunicação em todos os aspectos da vida humana (Gouveia; Silva, 2020).

A infocomunicação vai além da simples transmissão de dados, englobando a complexa interconexão entre sistemas de informação, fluxos de comunicação e interações sociais mediadas pela tecnologia. Essa abordagem permite uma análise aprofundada das transformações culturais, econômicas, políticas e organizacionais decorrentes da convergência entre informação e comunicação no ambiente digital (Chagas; Carvalho, Cortes, 2023).

Nesse contexto, a infocomunicação destaca-se como um elemento essencial e agregador para a compreensão dos fenômenos contemporâneos. Ao reconhecer e explorar as inter-relações entre informações, comunicações e tecnologias digitais, essa perspectiva oferece um sólido arcabouço teórico para investigar a complexidade emergente na era digital. Ao lidar com a interdependência e interatividade entre sistemas de informação e processos comunicativos, a infocomunicação se posiciona como uma ferramenta imprescindível para decifrar e enfrentar os desafios e oportunidades que definem a sociedade atual (Gouveia; Silva, 2020; Chagas; Carvalho, Cortes, 2023).

De acordo com Araújo, Pinho Neto e Freire (2016), as bibliotecas estão passando por transformações significativas na maneira como disponibilizam seus produtos e serviços, com destaque para o uso de ferramentas tecnológicas, especialmente as digitais, que permitem acesso e comunicação de informações de forma rápida e eficiente, sendo vídeos tutoriais uma forma de auxiliar no uso de recursos e divulgar serviços.

Existem várias abordagens para criar vídeos, podem ser produzidas mídias institucionais que destacam recursos e serviços oferecidos pela biblioteca, ou vídeos tutoriais que instruem os usuários sobre como utilizar determinados recursos ou serviços. Antes de iniciar a confecção de um vídeo, é fundamental identificar o público-alvo e a mensagem que se pretende transmitir. Os vídeos podem ser personalizados para muitos grupos de usuários, como graduandos, pós-graduandos, professores, entre outros. A mensagem deve ser clara, concisa e enfatizar os benefícios específicos dos serviços oferecidos (Irala, 2010).

Diante desse cenário, as bibliotecas universitárias têm buscado se adaptar a um ambiente cada vez mais digital e tecnológico. O uso de vídeos torna-se uma estratégia promissora para atrair e envolver usuários, não somente como ferramenta de marketing, mas também na aprendizagem (Lanzi, 2012).

Os vídeos representam uma importante forma de processo infocomunicacional que as bibliotecas universitárias podem adotar para promover seus serviços de maneira mais efetiva, ao criar conteúdo visualmente atraente, através de vídeos curtos e informativos. Podem beneficiar o público aumentando a utilização de serviços específicos, como assistência em pesquisa e acesso a bases de dados especializadas, entre outros recursos. Dessa maneira as bibliotecas podem aumentar a conscientização sobre o uso de seus recursos fortalecendo sua missão como centro indispensável de aprendizado e pesquisa na comunidade acadêmica (Castro, 2017; Irala, 2010).

Em um mundo cada vez mais visual e digital, a prática da visualização de vídeos é uma tendência como forma de consumir informação e entretenimento pela sociedade em geral. Neste sentido, os vídeos se tornam uma ferramenta indispensável para as bibliotecas universitárias promoverem seus serviços e se conectarem com os usuários. Ao explorar criativamente o potencial dos vídeos, as bibliotecas não apenas aumentam a conscientização sobre os recursos disponíveis, mas também melhoram a experiência geral do usuário e fortalecem seu papel como centro vital de aprendizado e pesquisa na comunidade acadêmica (Araújo, Freire, 2020; Silva Neto, 2020). Dessa forma oportuniza-se a mediação entre o usuário e a informação disponibilizada. Jeanneret (2005) dispõe que o sucesso da mediação está na análise científica das informações em todos os campos do saber. Ressalta-se que há necessidade de intermediários e de terceiros, dentre os quais os bibliotecários se incluem. Um desafio que exige consciência e a aproximação do comportamento infocomunicacional.

4 A EXPERIÊNCIA DA BIBLIOTECA DA PUCRS

A Biblioteca Central da PUCRS se caracteriza como biblioteca universitária, compreendida como um espaço de apoio essencial ao ensino, à pesquisa e à extensão, que integra acervos, tecnologias e serviços especializados, atuando como ambiente de aprendizagem, inovação e socialização (Bem et al., 2020; Zaninelli; Nogueira; Peres, 2019). Atende à comunidade acadêmica formada por alunos de graduação e pós-graduação, professores, técnicos-administrativos e pesquisadores. Além disso, acolhe a comunidade em geral, reafirmando seu papel social ao disponibilizar serviços e espaços que favorecem a democratização do acesso à informação e ao conhecimento (Santa Anna, 2018).

A Biblioteca é vinculada à Diretoria Acadêmico-Administrativa da Pró-Reitoria de Graduação e Educação Continuada (Prograd) da PUCRS. Em sua estrutura é formada pela Coordenação da Biblioteca; Secretaria; Setor de Serviços, Setor de Tratamento da Informação e Setor de Suporte e Desenvolvimento; um Comitê de Avaliação e Planejamento (COAP)1 e seis Grupos de Trabalho (GT), compostos por bibliotecários pertencentes a diferentes setores. Dentre os GTs, o GT Vídeos vem atuando na produção de vídeos, disponibilizados no site da Biblioteca2 e no canal do YouTube da PUCRS3, como uma fonte a mais de informação para seus usuários.

Na sequência serão detalhados o GT Vídeos, as atividades de produção dos vídeos e o processo de decisão e desenvolvimento da política.

4.1 GRUPO DE TRABALHO DE VÍDEOS

O GT Vídeos teve sua origem em 2016. Essa iniciativa, na época, foi oriunda da observação de treinamentos e instruções em vídeo adotados em algumas bibliotecas universitárias nacionais e internacionais e que era tendência. O grupo é composto por bibliotecários de diferentes setores, como o Setor de Serviços, o Setor de Tratamento da Informação e o Setor de Suporte e Desenvolvimento. Dessa forma agregam-se diversos conhecimentos à equipe.

O GT cumpre a função de desenvolver vídeos tutoriais e outras modalidades de vídeos visando:

a) oferecer informação sobre os recursos e serviços da Biblioteca;

b) aumentar o alcance das capacitações, treinamentos e instruções que a Biblioteca oferece;

c) atender demandas de informações relevantes para o apoio ao ensino, a pesquisa e a extensão universitária;

d) acolher e aproximar a comunidade através de vídeos culturais.

O grupo tem apoio do Centro de Educação Continuada (Educon) da Universidade para algumas atividades. Na fase inicial das produções, esse suporte era mais direto nas edições e gravações dos vídeos. Com a rotina dos trabalhos, a equipe foi se aperfeiçoando e adquirindo conhecimento próprio para a construção dos vídeos.

4.2 ATIVIDADES DA PRODUÇÃO DE VÍDEOS

Na fase inicial das atividades, os bibliotecários elaboravam os roteiros conforme o tema escolhido e faziam as narrações. E para a montagem e edição desses vídeos, tinham o auxílio do Educon, da Universidade. A publicação no canal oficial da PUCRS no YouTube era restrita à Assessoria de Comunicação e Marketing da PUCRS (Ascom)4. A partir de 2019, o fluxo do processo passou a ser realizado pelos bibliotecários, mantendo a parceria com a Ascom somente para casos necessários.

O processo de criação de vídeos envolve a elaboração dos roteiros, gravação, edição e publicação. Para a confecção de um vídeo são seguidas várias etapas, conforme apresentada na figura 1.

O fluxograma apresenta as etapas realizadas no processo de criação do vídeo: a definição do tema, a escrita do roteiro, a avaliação e a revisão do documento. Esse processo é dividido entre os membros do grupo. Uma parte fica responsável pela elaboração do roteiro de acordo com o tema proposto; outra parte da equipe faz a captura das imagens, gravação de áudios e a edição. A figura 2 mostra o modelo adotado para a escrita do roteiro que orienta o bibliotecário responsável pela edição do vídeo nessas etapas.

O processo de produção começa com a captação das imagens, feita por meio de câmera filmadora5 e/ou com o uso do software OBS Studio6, além da gravação do áudio. Em seguida, é realizada a decupagem7 e a edição do vídeo, etapa que inclui a inserção da tradução em Língua Brasileira de Sinais (Libras), com o apoio de uma profissional especializada da Universidade. A edição final é feita com os softwares do pacote Adobe Creative Cloud.

A publicação passa por uma avaliação da Coordenação da Biblioteca. Após a aprovação, o vídeo é incluído no canal da PUCRS no YouTube e as legendas são revisadas. Nesse canal, os conteúdos produzidos são organizados em duas playlists principais, de acordo com seu formato e objetivo comunicacional. A playlist Biblioteca Central Irmão José Otão reúne vídeos institucionais, tutoriais, campanhas e materiais informativos sobre os serviços, espaços e ações da Biblioteca. Já a Pocket Vídeos concentra produções mais curtas e dinâmicas, com foco em dicas rápidas, curiosidades e orientações pontuais, facilitando o acesso a informações relevantes para a comunidade acadêmica. Ambas as playlists contribuem para a disseminação do conhecimento e fortalecem a presença digital da Biblioteca. A figura 3 demonstra o layout dos vídeos no Canal do YouTube da PUCRS. Destaca-se que a Biblioteca possui uma playlist nesse canal, onde são postados os vídeos elaborados pelo grupo de trabalho, apoiando no uso dos recursos e serviços oferecidos à comunidade acadêmica, além de vídeos culturais com o objetivo de promover e disseminar a informação para o público em geral.

Finalizando o processo, o link do vídeo é enviado ao Grupo de Trabalho de Comunicação (GT Com), responsável pela ampla divulgação nas redes sociais, no site da Biblioteca e na newsletter. Além disso, o GT Vídeos envia um comunicado interno aos colaboradores, promovendo o engajamento e a visibilidade institucional das produções.

Vale destacar que os processos desse fluxo são contínuos. Periodicamente, é realizada uma revisão para verificar a relevância do conteúdo publicado e, sempre que necessário, ajustes são feitos para garantir a atualização e a qualidade das informações disponibilizadas. As figuras 4, 5 e 6 mostram alguns temas no site da Biblioteca como exposições, tutoriais e pockets.

Os vídeos das exposições têm como proposta promover e valorizar a cultura, a memória e a formação crítica, por meio da apresentação de temas relevantes de forma atrativa, acessível e estética. Essas produções destacam a importância da Biblioteca como espaço de educação, de expressão cultural e de exercício de cidadania. Nesse sentido, Sousa, Santos e Jesus (2021) enfatizam que a biblioteca universitária, ao assumir a função de equipamento cultural, amplia suas potencialidades ao favorecer múltiplas manifestações artísticas e ao possibilitar o encontro entre diferentes linguagens, tornando-se um ambiente de democratização da cultura. De modo complementar, Hubner e Kuhn (2017) ressaltam que as bibliotecas universitárias não apenas preservam o patrimônio intelectual, científico e literário, mas também se configuram como espaços de aprendizagem e convivência, estimulando práticas de participação social, diálogo crítico e formação cidadã.

Os vídeos tutoriais têm como objetivo orientar a comunidade acadêmica no uso de ferramentas de pesquisa científica e bibliométrica, como o Scopus, Web of Science e VOSviewer. A iniciativa visa promover a autonomia dos usuários, capacitá-los no uso dessas plataformas, agregar qualidade às pesquisas e fortalecer a produção científica institucional.

Os Pocket vídeos proporcionam instruções pontuais, rápidas e práticas sobre os recursos e serviços da Biblioteca tais como: configurar o acesso remoto, utilizar os e-books, acessar os modelos baseados nas normas técnicas de documentação, entre outros. Dessa forma, respondem dúvidas frequentes de maneira eficiente, acessível e ágil.

4.3 PROCESSO DE DECISÃO E DESENVOLVIMENTO DA POLÍTICA

No processo de documentar as diretrizes do GT Vídeos e para manter o histórico das atividades, o grupo formalizou através de um termo de compromisso, a elaboração de um projeto para a escrita da política. Com o aceite do termo, o grupo elaborou o projeto com todas as especificações próprias e necessárias. Após validação do projeto, pela Coordenação, deu-se início às atividades para a escrita da política, conforme cronograma no quadro 1.

Ações	Nov. 2022	Dez. 2022	Jan. 2023	Fev. 2023	Mar. 2023	Abr. 2023	Maio 2023	Jun. 2023
Entrega do Projeto
Descrever o histórico do grupo
Situar as atividades de competência pertencente ao grupo do GT
Documentar critérios e padrões do grupo
Descrever os equipamentos, programas utilizados e indicar as Unidades parceiras
Entrega para validação ao COAP
Entrega de relatório

Foi criado na ferramenta do Teams,12 o grupo denominado Projeto Política do GT Vídeos para construir a política e para atividades de comunicação entre os integrantes. Para controle dos prazos utilizou-se o planner.13

Para formalizar o histórico, foi preciso realizar buscas em atas de reuniões, e-mails, registros em arquivos do grupo, apresentações realizadas para os bibliotecários, e informações de colegas que já integraram o grupo. Como as atividades iniciais do grupo eram realizadas em conjunto com outra Unidade, Educon, foi necessária a descrição do processo para entendimento da formação, trajetória e evolução.

O grupo elaborou a escrita da política em etapas e com base nas demais políticas da Biblioteca para manter a padronização. Para tanto, foram realizadas reuniões e distribuídas as atividades entre os integrantes para o preparo das partes específicas do documento. Com a finalização da política, foi apresentada para o COAP, que fez observações pertinentes para sua conclusão. Sendo necessário ajustes pontuais e inclusões de outros dados, conforme avaliação. Após as alterações realizadas foi concluída a política, apresentada novamente para validação e aprovação final pelo COAP.

A política é revisada anualmente e/ou conforme necessidade. Por ser um documento interno, visa amparar o GT e a Biblioteca nas questões e diretrizes já formalizadas e, também documentar a evolução das produções de vídeos fazendo parte da história da Biblioteca.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A importância de implementar políticas nas bibliotecas torna-se fundamental para garantir a eficiência e a padronização dos recursos e serviços oferecidos ao longo do tempo. Para o desenvolvimento de uma política, é necessário conhecer o ambiente bibliotecário e todo processo do serviço que será registrado no documento. Esse relato foi construído com base na abordagem da infocomunicação, envolvendo, dessa forma, o serviço de produção dos vídeos como forma de divulgação e disseminação das informações que a Biblioteca oferece, proporcionando uma comunicação clara e acessível para os usuários.

Nesse contexto, o uso de ferramentas tecnológicas, como vídeos tutoriais, permite às bibliotecas promoverem seus recursos e serviços de uma forma mediada. A exemplo da experiência da Biblioteca Central da PUCRS, é possível verificar o funcionamento do GT Vídeos por meio de resultados positivos, construídos com base em políticas bem definidas e no eficiente uso da infocomunicação. Dessa forma, este artigo cumpre o objetivo de demostrar como as instituições podem adotar tecnologias audiovisuais para fortalecer sua presença e relevância em tempos digitais, além de documentar para a história as ações realizadas pela Biblioteca.

As lições aprendidas e as práticas descritas podem orientar outras bibliotecas em seus esforços infocomunicativos, promovendo uma troca de conhecimentos, destacando a mediação e fortalecendo a comunidade bibliotecária como um todo. Demonstrando a competência e o alcance dos serviços bibliotecários, fortalecendo o papel das bibliotecas como centros vitais de aprendizado e pesquisa em um mundo cada vez mais eletrônico.

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